01 abr Home Office: 19 ferramentas para alavancar a produtividade da sua equipe

Quando a COVID-19 fez a sua empresa mudar o formato de trabalho para Home Office, como você se sentiu?

Aqui na agência, mesmo tendo Casa no nome e trabalharmos 100% com digital, não foi uma decisão fácil de se tomar.

Desde que o Coronavírus chegou no Brasil, nossa equipe se sentou para discutir a possibilidade de trabalharmos no formato Home Office para que pudéssemos evitar o contato social, assim como foi recomendado pela Organização Mundial da Saúde.

As principais dúvidas eram se o trabalho renderia nesse novo formato, se daríamos conta de organizar a troca de informações entre os colaboradores e se os colaboradores estariam trabalhando 100% do tempo focados.

Mas, depois de algumas semanas de trabalho, percebemos que Home Office dá certo pra caramba! É lógico que para funcionar, sua equipe precisa de uma mãozinha. Aliás, várias mãozinhas.

Por isso, separamos alguns métodos que estão nos auxiliando no trabalho. Listamos as 19 melhores ferramentas para alavancar a produtividade da sua equipe em Home Office. Porque, né… a gente tem que tirar algo de bom da Covid-19.

Aplicativos para reuniões online

 

Vectera

O Vectera é praticamente um escritório online.

Esse aplicativo vem nos ajudando a montar salas de reuniões com os clientes há tempos, mas na primeira semana, em que estávamos discutindo sobre a possibilidade do Home Office, veio a ideia: por que não montamos uma sala só para a equipe?

Fizemos isso e temos tido bastante resultados positivos. Aumentamos a integração com a equipe e sempre que alguém precisa conversar é só dar um grito (às vezes literalmente).

O Vectera é mais simples que outras ferramentas e ainda assim nos permite gravar as reuniões em formato de áudio ou vídeo.

O aplicativo não é grátis, porém oferece um ótimo custo x benefício para empresas que sempre realizam reuniões remotas.

Os planos são a partir de $ 9.99

Hangouts

O Hangouts é uma das ferramentas Google mais famosas e utilizadas no mundo corporativo. Na verdade, é a mais utilizada para meetings no mundo todo.

É bem leve e prático, excelente para qualquer quantidade de banda de internet.

O Hangouts é uma opção incrível se você precisa de uma ferramenta gratuita para reuniões, salas de bate-papo ou transmissões de lives exclusivas para convidados.

Durante o COVID-19, o Google liberou a versão gratuita para participação ilimitada de pessoas em uma mesma sala, porém o normal é que a versão free comporte até 4 pessoas simultâneas.

Para atender todas as necessidades,há o Hangouts Chat para bate-papo em equipe e o Hangouts Meet para reuniões e videoconferências. Nessa segunda versão, você pode até divulgar palestras ou workshops para um público mais amplo e exclusivo.

Zoom

O Zoom é uma ferramenta também muito semelhante ao Hangouts, com uma incrível capacidade para até 1000 participantes por vídeo.

O Zoom, assim como as demais ferramentas para reuniões que mostramos até aqui, é bem prática e difundida nos meios empresariais.

Nossos parceiros da RD Station, por exemplo, usam muito o Zoom para seus treinamentos, já que a ferramenta oferece a possibilidades de interações, como quizes e pesquisas de opinião.

Skype

O bom e velho Skype também pode suprir suas necessidades de comunicação durante essa época de isolamento social.

Durante o Home Office, utilize o Skype para se comunicar com a equipe e agendar meetings com os clientes.

O problema com o Skype é seu baixo uso, pelo menos aqui no Brasil. Esse aplicativo da Microsoft já foi bem popular logo após o fim do MSN, mas ao longo do tempo foi perdendo seu espaço no mercado.

 

Programas para organização

 

Slack

Há algum tempo, temos utilizado muito o Slack. Esse aplicativo, que já é muito comum entre empresas, principalmente de marketing e tecnologia, é excelente para auxiliar na comunicação.

Com ele, você pode criar diversas trilhas, abertas ou fechadas, com os membros da equipe. Nós, por exemplo, criamos uma trilha para cada cliente, onde os assuntos específicos de cada um são tratados com a equipe responsável.

Pomodoro Timer e Strict Workflow

O Pomodoro Timer é uma excelente ferramenta para mandar a procrastinação embora.

Se sua preocupação com a produtividade passa pelo medo de que a equipe, ou mesmo você, cairão na tentação de ligar o videogame, ou ficar o dia todo rolando o feed do Instagram, saiba que o Pomodoro vai te auxiliar.

Ele é um aplicativo que também pode ser acessado como uma extensão do Google Chrome, que contabiliza o tempo. Ele coloca em prática o método Pomodoro, que te dá 25 minutos para você ter concentração total em uma ou mais tarefas. Depois desses 25 minutos, ele te dá 5 de descanso, aí você pode levantar da sua cadeira, ir tomar uma água, ir ao banheiro e ainda sobra um tempinho para acessar suas redes sociais ou fazer uns pequenos exercícios.

 

Também usando o método Pomodoro, temos o Strict Workflow, que além de contar seu tempo, bloqueia todos os sites que você não deveria entrar durante os 25 minutos de concentração. Esse bloqueio também pode ser feito através da ferramenta a seguir.

 

StayFocusd

Mas caso a procrastinação seja um problema sério e um simples timer não resolver as coisas, conheça o StayFocused.

Esse aplicativo, que assim como o Pomodoro Timer e o Strict Workflow, é uma extensão do Chrome, limita o tempo que você fica em um site. Ative-o para o Facebook e ele fechará a aba automaticamente após 5 minutos, e você será obrigado a voltar para o trabalho.

Claro que esse aplicativo não funcionará com estímulos externos, fora do seu mundinho virtual, como o celular e o videogame, mas já está de bom tamanho, não é mesmo?

 

Excel e Google Sheets

Achou que o Excel não poderia te ajudar a organizar seu Home Office? Pois achou errado!

 

Na verdade, nem é só o Excel, o Google Sheets também poderá auxiliar nesse processo.

Os dois, como você já deve imaginar, funcionam da mesma forma, confeccionando planilhas, adicionando fórmulas e organizando tudo detalhadamente em gráficos e tabelas.

O que você precisa saber é que, se você colocar todos seus horários, ganhos por job e tarefas a realizar, pode construir um sistema só seu de organização, que irá calcular seu tempo, seus ganhos e gastos.

 

Google Agenda

Imagine ter todos os seus compromissos em um só lugar, que irá te notificar quando for a hora, integrar com todas suas ferramentas do Google e ainda informar quem precisar sobre suas datas. Essa é a Google Agenda.

Durante o Home Office, toda a equipe é informada sobre a data e a hora de cada reunião com cada cliente (claro, que nesse caso, todas as reuniões têm sido por vídeochamada. Coronavírus aqui não tem vez). É uma verdadeira mão na roda.

Evernote

O Evernote te dá a possibilidade de fazer anotações em qualquer site e separá-las de acordo com sua necessidade. Você pode salvar links, conteúdos relevantes para o trabalho e compartilhar ideias com toda sua equipe que está em Home Office.

Use o Evernote para anotar suas ideias e inspirações encontradas na web e controlar suas tarefas prioritárias.

É excelente para quem tem muita coisa na cabeça e acaba se esquecendo de outras. Veja o Evernote como um post it salvo na nuvem.

 

Ferramentas de produtividade

Asana

Essa é sua lista de tarefas digital e funciona para coprodução de projetos. Com ela, você não se esquecerá do que tem para fazer e ainda poderá colaborar com a sua equipe em qualquer lugar.

Você poderá dividir tarefas em equipes, apontar horas trabalhadas e definir prazos. Digamos que a Asana está entre o Google Agenda e as próximas ferramentas que eu quero te mostrar a seguir.

 

Monday.com

A Monday.com é uma ferramenta que chegou ao Brasil recentemente com muito destaque nas redes sociais, já que investiu pesado em anúncios no YouTube.

Ela promete montar projetos e fluxos de trabalho organizados em organogramas em formato de quadros. Além de oferecer maior confiança na realização das tarefas a distância.

A ferramenta ainda oferece processos de automação de trabalhos manuais repetitivos, como o envio de e-mails. Ela possui espaços de trabalho compartilhados e uma ampla integração com diversas ferramentas.

 

Trello

O Trello também é bastante indicado para trabalhos em Home Office, assim como o Asana ou o Monday.

Recomendamos essa ferramenta por experiências anteriores. Sua divisão de tarefas por quadros é excelente para a organização dos trampos que você tem durante o dia.

Ao usar o Trello, você pode indicar prioridades, guardar arquivos importantes e dados sobre os clientes e ainda se organizar na execução das tarefas.

Mindmeister

Fazer brainstorming à distância não é tarefa fácil, mas e se você já estiver com seu mapa mental desenhado e com tudo esquematizado? O Mindmeister é uma ferramenta que te ajuda nisso.

Apresente suas ideias para a equipe através de esquemas, fluxogramas e organogramas. Com o Mindmeister, você consegue colocar suas ideias na tela do computador com muita facilidade, desenhando o que você está pensando para aquele projeto.

O Mindmeister tem o plano básico gratuito, mas também conta com os demais planos pelos valores mensais de U$2,49 para o pessoal, U$4,19 para o pró e U$6,29 para o comercial.

 

Franz

Em apenas um aplicativo, você pode agregar todas as ferramentas de comunicação que vamos te indicar abaixo, e mais algumas que já te indicamos.

Esse é o Franz, um aplicativo que separa seus messengers em um só desktop, além de agregar agenda do Google, o Slack, o Hangouts e várias outras ferramentas.

Você encontra a versão gratuita do Franz em seu site oficial. Lá também você pode comprar sua licença e usufruir de mais funcionalidades da ferramenta, como anotações e o fim do paywall que pode interromper suas conversas. 

Mas não para por aí, porque a licença paga do Franz ainda ajuda você a administrar melhor sua equipe, através dos aplicativos agregados.

Ao criar uma conta no Franz, você tem as mesmas conversas em qualquer computador. Basta baixar o app e logar. 

Comunicação para home office 

WhatsApp

Ah, eu sei, o WhatsApp pode ser insuportável quando você deseja foco total em um job e ele fica tocando toda hora.

Mas ainda assim, é uma ferramenta e tanto de comunicação equipe em Home Office. É um meio de comunicação rápido e eficiente.

Telegram

Uma alternativa ao WhatsApp, é esse aplicativo russo muito famoso na época em que a justiça suspendeu o app de mensagens do Facebook.

O Telegram foi o primeiro app de mensagens a chegar no Brasil com criptografia de ponta a ponta e com as famosas figurinhas que são uma sensação no Whats hoje em dia.

Ele é bem seguro e tem opção de grupos abertos, onde você pode solicitar sua entrada para acompanhar fatos e notícias.

Durante o Home Office, ele pode ser uma boa alternativa se você não aguenta mais usar o WhatsApp.

Mailbird

O Mailbird funciona como um gerenciador de e-mails, mas diferente do tradicional Outllook ou mesmo do Mail do Windows 10, ele só te notifica de mensagens realmente importantes, colocando os demais e-mails em segundo plano.

Isso serve para que você se mantenha focado no que é mais necessário.

Teamviewer

O Teamviewer é bastante popular entre os técnicos de TI, já que possibilita o acesso remoto a outros computadores.

Imagine poder acessar o servidor que ficou no escritório. Com o Teamviewer você consegue.

Se você vai trabalhar com equipes remotas, será praticamente inevitável você ter que ensinar alguma coisa para um funcionário que não se lembra como abre uma planilha, ou problemas de computadores como um todo. Com o Teamviewer, você pode acessar remotamente outro computador que tenha o aplicativo instalado e resolver o problema a distância.

 

Para encerrar

Enquanto estiver em Home Office, fique sempre próximo à sua equipe, estando disponível para esclarecer qualquer dúvida. As ferramentas indicadas acima te auxiliarão nisso.

Continue acompanhando nosso blog para mais dicas sobre ferramentas e Home Office. 

 

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